Año 2020 los eventos presenciales como reuniones, talleres y conferencias se cancelaron o tuvieron que hacerse en línea y comenzamos a usar lo virtual en más áreas de la vida.

Inbound es una estrategia y forma de colaborar para ir de desconocer a alguien para llegar a ser cliente que es soporte útil para lograr eventos virtuales exitosamente. Me agrada el concepto de mercadotecnia de atracción o marketing de atracción para definir inbound.

Los eventos presenciales requiren planes de viaje, calendarios y alojamiento. Lo eventos virtuales son una forma de atender una mayor audiencia con menores costos para organizadores y asistentes.

Cuando la estrategia inbound se aplica al proceso de organización de eventos virtuales se tiene un indicador de como una marca es reconocida posicionandose en la mente del usuario; genera contactos con los datos que las personas dejan voluntariamente al llenar formas de datos a las cuales son atraídos por contenidos que les son interesantes y liderazgo en su industria.

La infraestructura de un evento virtual tiene muchas partes. Debe tener una plataforma de mensajes atendido por un anfitrión que conozca de su negocio, las formas de datos para el registro de personas interesadas en asistir o landing pages, y el espacio con las aplicaciones donde se realizan las sesiones o conferencias.

Los pasos en la estrategia de inbound son

  1. Establecer el objetivo
    1. Este paso es elemento clave de la estrategia. Perfilar los logros del evento virtual establecerá los elementos fundamentales de los esfuerzos, muchos de ellos digitales.
    2. Se comienza a generar contenido, identificar palabras clave o keywords para las búsquedas, se identifican influencers y profesionales de la industria.
    3. Comienza también a crearse el mapa y el camino para generar tráfico orgánico, la generación de leads o de oportunidades de venta de servicio y productos, y la importancia de su presencia en la industria; esto, para saber donde estará al terminar el evento virtual.
  1. Definir la línea de tiempo
    1. La línea de tiempo muestra cuando y cuales pasos se tienen que dar para que el equipo de producción del evento virtual conozca las prioridades y responsabilidades con las fechas límite o deadlines.
  1. Crear los primeros elementos de valor o assets
    1. La recomendación y la conversación alrededor de los temas son una forma orgánica de comenzar la promoción del evento virtual.
    2. Puede comenzar con un hashtag o palabras clave que las personas usamos para marcar un tema que se está compartiendo en las redes sociales. El hashtag lo puede mostrar en artículos, blogs, webinars, emails y todos los recursos digitales necesarios para comenzar a promocionar el tema del evento virtual.
    3. Serán estos primeros materiales soporte para los materiales formales del evento y útiles para conectar y atraer expertos al evento.
  1. Ubicar expertos
    1. Conocer y reunir a personas expertas en el tema que apoyarán el evento promocionandolo a través de sus propias redes de influencia.
    2. Para encontrarlos será necesario presentarse respetuosamente sin dejar de ser creativo para atraer su atención. Importante será tener preparado el pitch o presentación verbal concisa de los puntos y temas en los que el experto puede aportar.
    3. Los primeros elementos de valor o assets desarrollados y producidos son útiles en este momento. Comparta con ellos un paquete promocional de los artículos, blogs, correos, posts y hashtags de redes sociales. Un link personalizado con estos contenidos es de gran utilidad.
  1. Crear los segundos elementos de valor o assets
    1. Los elementos de valor de esta segunda parte son los componentes que permiten realizar el evento virtualmente.
    2. Cual será la forma de distribuir los contenidos; como será la promoción inicial y la información que se estará enviando a los interesados, expertos y medios; fechas y horarios; las landing pages para crear leads y darles seguimiento; envío de emails y notificaciones como recordatorios con fechas, horarios y links para conectarse; instrucciones para acomodarse frente a la cámara y recomendaciones de vestimenta para el appeal visual; tener el website y cuenta de facebook o twitter para la difusión de avances y noticias junto con una cuenta de youtube para subir materiales promocionales y las grabaciones del evento, además de las posibles participaciones grabadas previamente de expertos; la aplicación para hacer el evento virtual; grabar las participaciones de los expertos; tener un presentador y quien administre las preguntas en vivo del público. Es recomendable el uso de polls durante las sesiones que se compartan inmediatamente.
    3. Considere también los momentos previos al inicio de cada sesión para brindar mensajes de uso y participación del público; y los mensajes al finalizar cada sesión. También será necesario definir los momentos en que se presentarán mensajes comerciales si es necesario.
  1. Promocionar el evento virtual
    1. La línea de tiempo debe tener las fechas o plazos de promoción en los diversos medios utilizados para tener una cadencia que no sobrecargue y canse a la gente.
    2. Soporte el evento virtual creando contenidos relacionados al tema del evento en el blog de su website; la estrategia periodicidad de los posts en las redes sociales y sus canales.
    3. Las redes de los expertos invitados serán importante medio de promoción y atracción de público; pero su website deberá mostrar pop-ups y banners que anuncien el evento y capturen información de interesados.
    4. Nuestros compañeros de trabajo, clientes y amigos también pueden promocionar el eventos en sus canales. El área de mercadotecnia, ventas y directivos deberán añadir en sus firmas de correo promoción del evento.
  1. Lanzamiento del evento virtual
    1. Este es el momento del evento. Comience temprano a revisar las comunicaciones, cámaras, audio y canales de difusión; revise su aplicación de videoconferencia o reuniones en línea; asegúrese que el chat esté activo y tenga impresiones de los mensajes de inicio y fin del evento y de cada una de las sesiones; así como un medio de comunicación para atender posibles situaciones que sucedan durante el evento. Prepárese para diversos escenarios.
    2. Debe planear y hacer uso de CTAs o llamadas a la acción que estén abiertas al concluir el evento.
  1. Análisis posterior al evento virtual
    1. Los datos colectados antes, durante y después del evento serán útiles para los benchmarks de mercadotecnia y ventas; así como para los KPIs o indicadores clave del negocio.
    2. Debe planear y hacer uso de CTAs o llamadas a la acción que estén abiertas al concluir el evento.
    3. Analice los recursos de toda su campaña que fueron más exitosos que otros.
    4. Haga dos listas; una para aquellos que asistieron y aquellos que no lo hicieron para enviar mensajes adecuados a cada uno de ellos sin temor a solicitar retroalimentación o feedback para compartir y analizar con su equipo.